Referaty Urzędu Miasta

Załącznik do zarządzenia

Nr RO.120.20.2020

Burmistrz Tykocina

z dnia 1 października 2020 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO
W TYKOCINIE

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Tykocinie określa:

zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Tykocinie, zwanego dalej Urzędem;

organizację Urzędu;

zasady funkcjonowania Urzędu;

zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów, samodzielnych stanowisk i zespołów merytorycznych.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Tykocin;

Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Tykocinie;

Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Tykocinie;

Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Tykocina;

Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Tykocina;

Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Tykocin;

Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Tykocin;

Kierowniku USC - należy przez to rozumieć Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tykocinie.

Kierownikach - należy przez to rozumieć Kierowników Referatów.

§ 3

Misja Urzędu

Nadrzędnym celem działania Urzędu Miejskiego w Tykocinie jest zadowolenie i satysfakcja Klientów Urzędu osiągane poprzez świadczenie usług na najwyższym poziomie i efektywne realizowanie zasady samorządności lokalnej.

Urząd jest jednostką organizacyjną przy pomocy której Burmistrz - jako organ wykonawczy gminy wykonuje:

zadania własne,

zadania zlecone,

zadania powierzone na podstawie porozumień,

inne zadania wynikające z przepisów szczególnych.

Urząd działa na podstawie:

ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,

ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw,

ustawy z dnia 24 lipca 1998r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa,

niniejszego regulaminu.

Urząd prowadzi gospodarkę finansową na podstawie przepisów o finansach publicznych i rachunkowości.

Urząd działa przestrzegając następujących zasad:

legalności, czyli podejmowania działań prawnych w zakresie przyznanych kompetencji;

skuteczności, czyli realizacji celów w sposób optymalny;

efektywności, czyli możliwie najlepszego wykorzystania posiadanych zasobów;

oszczędności, czyli minimalizacji kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości;

przejrzystości, czyli jawności postępowania zgodnie z aktami normatywnymi;

dostępności i równego traktowania.

§ 4

Siedzibą Urzędu jest budynek należący do gminy Tykocin, położony w Tykocinie ul. 11 Listopada 8.

Urząd czynny jest:

      poniedziałek    7³⁰ - 15³⁰

      wtorek             7³⁰ - 15³⁰

      środa               7³⁰ - 15³⁰

      czwartek          7³⁰ - 15³⁰

      piątek               7³⁰ - 15³⁰

Zawarcie małżeństwa następuje w terminach uzgodnionych z Kierownikiem USC.

Czas pracy, sprawy porządku i dyscypliny pracy pracowników Urzędu określa Regulamin Pracy, wprowadzany odrębnym zarządzeniem Burmistrza.

Rozdział II.

Zasady kierowania Urzędem - podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu

§ 5

Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz Tykocina.

Burmistrz kieruje Urzędem, gospodaruje jego środkami finansowymi oraz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

W zakresie kierowania Urzędem Burmistrz dokonuje osobiście czynności zastrzeżone do jego wyłącznej kompetencji oraz działa przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika oraz Kierowników referatów.

§ 6

Do zadań Burmistrza należy w szczególności:

realizacja zadań organu wykonawczego Gminy;

reprezentowanie Gminy na zewnątrz;

realizacja zadań kierownika zakładu pracy w rozumieniu prawa pracy;

wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania decyzji z zakresu administracji publicznej w jego imieniu;

inicjowanie prac koncepcyjno-programowych nad rozwojem Gminy;

koordynowanie spraw związanych z kontaktami z innymi jednostkami samorządu terytorialnego, z instytucjami i organizacjami oraz z kontaktami zagranicznymi;

zapewnienie skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej;

zwoływanie narad;

wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przepisami prawa oraz uchwałami Rady.

sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:

Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika,

Referatu Spraw Obywatelskich, w tym Urzędu Stanu Cywilnego,

samodzielnych stanowisk: Radcy Prawnego, Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych i Inspektora ds. OSP.

§ 7

Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

realizacja zadań określonych w § 6 w czasie nieobecności Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez Burmistrza obowiązków;

wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza wynikających z udzielonych upoważnień:

nadzór nad opracowywaniem programów rozwojowych, wykonywaniem prac studialnych i prognostycznych oraz analizowaniem zjawisk społecznych i gospodarczych niezbędnych do opracowywania dokumentów strategicznych Gminy;

nadzór nad realizacją inwestycji gminnych;

sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad:

Referatem Inwestycyjnym i Środowiska;

Referatem Nieruchomości i Zamówień Publicznych;

Zastępca Burmistrza zastępuje Sekretarza pod jego nieobecność.

§ 8

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń oraz projektów podziału referatów na stanowiska pracy;

nadzorowanie opracowywania zakresów czynności pracowników;

nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr;

przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;

czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;

dekretacja korespondencji wpływającej do Urzędu na stanowiska merytorycznie odpowiedzialne;

nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał;

wnioskowanie do Burmistrza w sprawach awansowania, nagradzania i udzielania kar;

koordynacja i organizacja spraw związanych z kontrolą zarządczą;

kompletowani dokumentacji z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego wykonywania zaleceń pokontrolnych; sprawowanie nadzoru nad działalnością:

Referatu Organizacyjnego;

Inspektora Ochrony Danych

stanowiska ds. BHP.

   12. wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

W przypadku nieobecności Zastępcy Burmistrza uprawnienia i zadania, które zostały przypisane Zastępcy Burmistrza wykonuje

§ 9

Do zadań Skarbnika, jako głównego księgowego budżetu, należy w szczególności:

przygotowywanie projektu uchwały budżetowej Gminy i jej zmian oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej;

nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;

kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;

opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu Gminy;

wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;

współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;

współpraca w przygotowywaniu wniosków o uzyskanie środków z funduszy zewnętrznych;

kontrola finansowa gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy;

organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji finansowo-księgowej;

sprawowanie nadzoru nad Referatem Finansowo-Księgowym;

wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

§ 10

Referatami Urzędu kierują ich kierownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za sprawne, efektywne, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań.

Kierownik referatu odpowiada przed Burmistrzem za realizację powierzonych mu zadań i kompetencji, organizację i skuteczność pracy referatu oraz wykonanie uchwał i zarządzeń.

Burmistrz może udzielać kierownikom wytycznych w zakresie realizacji powierzonych im zadań.

Do podstawowych obowiązków Kierownika Referatu należy w szczególności:

kierowanie działalnością Referatu zgodnie z wytycznymi Burmistrza i bezpośrednio nadzorujących,

realizacja uchwał Rady oraz zarządzeń i regulaminów Burmistrza,

prawidłowe organizowanie pracy referatu, ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz zapewnienia zastępstw,

wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień Burmistrza,

nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników referatu dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu informacji, w tym danych osobowych,

nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonywaniem zadań oraz załatwiania skarg i wniosków wnoszonych do Urzędu przez osoby zainteresowane, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego oraz innymi przepisami prawa,

nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów i pism wpływających do referatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną,

dbałość o powierzone referatowi pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe,

systematyczne informowanie bezpośrednio nadzorujących referat o realizacji zadań, wnioskowanie w sprawach pracowniczych, dotyczących awansów i kar porządkowych,

wykonywanie funkcji kontrolnych zgodnie z odrębnymi w tym zakresie uregulowaniami.

W czasie nieobecności Kierownika obowiązki jego pełni zastępca, jeżeli stanowisko takie ustalono. Zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności należące do kierownika.

W referatach, w których nie ustalono stanowiska zastępcy, w wypadku nieobecności kierownika zastępuje go pracownik referatu przez niego wyznaczony. Zasadę tą stosuje się odpowiednio w wypadku nieobecności kierownika lub zastępcy.

Kierownicy dokonując szczegółowego podziału czynności pomiędzy poszczególnych pracowników w zakresie czynności, obok obowiązków powinni określać zakres uprawnień i odpowiedzialności pracownika oraz zasady zastępstwa między pracownikami.

Zadania Burmistrza wykonywane są również przy pomocy gminnych jednostek organizacyjnych.

Rozdział III.

Struktura organizacyjna Urzędu. Zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 11

Podstawową komórką organizacyjną Urzędu jest referat.

Referaty dzielą się na stanowiska.

Dla realizacji zadań o szczególnym znaczeniu mogą być tworzone komórki organizacyjne o innej nazwie (biura lub zespoły) i samodzielne stanowiska pracy.

Burmistrz może powołać stałe lub doraźne zespoły merytoryczne do realizacji określonych zadań. Skład stałego zespołu zadaniowego, jego Koordynator/Kierownik oraz zakres zadań określany jest w zarządzeniu. Zespoły doraźne powoływane są w czasie narad Kierowników i nie wymagają formalizowania zarządzeniem.

Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa, uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Burmistrza - zgodnie z zapisami niniejszego regulaminu i poleceniami Burmistrza.

Referaty są zobowiązane do współdziałania z innymi komórkami oraz jednostkami, a także osobami, organizacjami i instytucjami - jeśli realizowane zadania tego wymagają.

Do realizacji zadań szczególnych mogą być powołani pełnomocnicy Burmistrza.

              § 12

Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą:

Zespół Kierowniczy Urzędu:

Burmistrz;

Zastępca Burmistrza;

Sekretarz Gminy;

Skarbnik

Referaty i samodzielne stanowiska pracy:             symbol

Referat Organizacyjny,                           RO

      w tym kierowcy i pracownicy gospodarczy;

Referat Finansowo-Księgowy;                                 RFK

Referat Spraw Obywatelskich,    RSO

w tym Urząd Stanu Cywilnego;                                       USC

Referat Inwestycyjno-Środowiskowy;                      RIŚ

Referat Nieruchomości i Zamówień Publicznych;     RNZ

Samodzielne stanowiska:

obsługi prawnej,                                              RP

Inspektor Ochrony Danych,                             IOD

Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych,   OIN

Bezpieczeństwa i Higieny Pracy                       BHP

Inspektor ds. OSP                                          OSP

§ 13

Referatami wymienionymi w 12 ust. 2 pkt 1-5 kierują Kierownicy Referatów.

Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich jest też Kierownikiem Urzędem Stanu Cywilnego

Burmistrz może powoływać Zastępców Kierowników.

Zadania realizowane na stanowiskach wymienionych w 12 ust. 2 pkt 6 a-d mogą być realizowane jako zadania zlecone w ramach umów cywilnoprawnych.

§ 14

Schemat Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Tykocinie stanowi Załącznik Nr 1 do Regulaminu.

Do wspólnych zadań wszystkich referatów należy w szczególności:

realizacja zadań z przyjętej strategii rozwoju gminy,

koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,

zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań należących do właściwości komórki organizacyjnej i zadań określonych w planach społeczno-gospodarczych gminy,

współdziałanie z innymi referatami i komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi w zakresie wymaganym dla realizacji zadań,

współdziałanie z właściwymi organami samorządowymi i państwowymi oraz organizacjami społeczno-politycznymi działającymi na terenie gminy,

organizacja rozpraw administracyjnych, mediacji, wizji, narad i spotkań oraz ich dokumentowanie,

współdziałanie z radnymi i sołtysami w sprawach dotyczących gminy,

przyjmowanie stron, udzielanie niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz rozpatrywanie skarg, wniosków, petycji i interpelacji według właściwości,

opracowywanie propozycji do programów gospodarczych w zakresie swojego działania przygotowanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,

przygotowywanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza oraz innych materiałów wnoszonych na posiedzenia organów gminy wraz z ich uzasadnieniem i opinią Radcy Prawnego,

prowadzenie postępowania administracyjnego i podejmowanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień Burmistrza,

usprawnienie organizacji, metod i form pracy referatów,

wykonywanie czynności wynikających z uregulowań prawnych dotyczących zamówień publicznych, w tym przygotowywanie materiałów do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień do 30 000,00 EURO,

opracowywanie dokumentów i informacji na potrzeby Biuletynu Informacji Publicznej a także strony internetowej gminy i ich bieżąca aktualizacja.

podejmowanie niezbędnych działań w zakresie zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych,

terminowe udostępnianie informacji publicznej na zasadach określonych w przepisach oraz przestrzeganie polityki bezpieczeństwa informacji,

samokształcenie oraz uczestnictwo w szkoleniach w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

wykonywanie czynności nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi gminy i ich merytoryczną kontrolę,

uczestnictwo w realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego w sposób wynikający z zakresu działania danej komórki, szczególnie w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń,

prawidłowa organizacja Referatu i przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej, regulaminu pracy oraz obiegu dokumentów finansowych, zarządzeń i regulaminów,

opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych (mając na względzie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków) oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej referatu oraz sprawozdań,

przestrzeganie racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi oraz przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych,

opracowywanie wniosków o pozyskanie środków z funduszy unijnych i krajowych oraz ich rozliczanie,

wykonywanie czynności egzekucyjnych zgodnie z właściwością Referatu,

wykonywanie czynności związanych z ewidencjonowaniem mienia gminnego,

terminowe przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady Miejskiej,

realizacja zadań wynikających z uczestnictwa gminy w związkach międzygminnych i stowarzyszeniach gmin zgodnie z zakresem działania referatów, samodzielnych stanowisk,

realizacja zadań związanych z wykonywaniem kontroli zarządczej, w tym zarządzanie ryzykiem,

archiwizowanie dokumentów zgodnie z przepisami oraz czuwanie nad sprzętem i wyposażeniem Referatu,

kierownicy referatów opracowują i aktualizują szczegółowe zakresy czynności, opisy stanowisk pracy, oraz zakres upoważnień dla pracowników kierowanej komórki organizacyjnej,

kierownicy referatów odpowiadają bezpośrednio za wykonywanie zadań referatu nie przydzielonych podległym pracownikom,

kierownicy referatów mogą występować do Burmistrza o powołanie zespołu zadaniowego do wykonywania zadań wykraczających poza zakres działania jednego referatu,

dbanie o efektywność i skuteczność przepływu informacji wewnętrznej i zewnętrznej,

obsługa usług na e-PUAP.

§ 15

Zadania Referatu Organizacyjnego (RO) wyszczególniono w Załączniku Nr 2 do Regulaminu.

Zadania Referatu Finansowo-Księgowego (RFK) wyszczególniono w Załączniku Nr 3 do Regulaminu.

Zadania Referatu Spraw Obywatelskich (RSO) wyszczególniono w Załączniku Nr 4 do Regulaminu.

Zadania Referatu Inwestycyjno-Środowiskowego (RIŚ) wyszczególniono w Załączniku Nr 5 do Regulaminu.

Zadania Referatu Nieruchomości i Zamówień Publicznych (RNZ) wyszczególniono w Załączniku Nr 6 do Regulaminu.

Zadania realizowane w ramach samodzielnych stanowisk wyszczególniono w Załączniku Nr 7 do Regulaminu.

§ 16

Przy zmianach organizacyjnych i w przypadkach przekazywania obowiązków między pracownikami w związku ze zmianami zakresów czynności w Urzędzie, obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji.

§ 17

Urząd prowadzi wspólną obsługę wybranych jednostek organizacyjnych w zakresie określonym uchwałą Rady Miejskiej.

Rozdział IV.

Zasady współdziałania i zakres obowiązków wobec Rady Miejskiej

§ 18

W sesjach Rady udział biorą Burmistrz i Skarbnik.

Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Kierownicy i pracownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych lub ich zastępcy, biorą udział w sesji na polecenie Burmistrza.

§ 19

W posiedzeniach Komisji Rady udział biorą pracownicy oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych właściwi ze względu na przedmiot obrad.

§ 20

Kierownicy referatów oraz kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za jakość i terminowe opracowanie materiałów przeznaczonych do rozpatrzenia.

Podstawą opracowań są okresowe plany pracy Rady.

Materiały na sesję winny być opracowane w sposób pozwalający na wszechstronną analizę zagadnień, ich ocenę oraz ustalenie właściwych kierunków działania i środków ich realizacji.

Materiały na posiedzenia komisji Rady winny być opracowane w sposób zwięzły, rzeczowy i zakończone wnioskami.

§ 21

Kierownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych udzielają odpowiedzi na wnioski i zapytania bezpośrednio na sesji Rady a w przypadku niemożności udzielenia takiej odpowiedzi z uwagi na konieczność zebrania niezbędnych, udokumentowanych informacji, bądź żądanie udzielenia odpowiedzi na piśmie przygotowują stosowne projekty odpowiedzi w terminie zgodnym ze Statutem Gminy.

Kierownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych podejmują stosowne działania zapewniające realizację otrzymanego dokumentu.

W sytuacji kiedy zadania wynikające z uchwały Rady, wniosku lub interpelacji radnego przy ich realizacji wymagają współdziałania kilku referatów lub innych jednostek organizacyjnych, wskazany Referat w dekretacji pisma jako wiodący, koordynuje wykonanie tych zadań.

Rozdział V.

Zasady organizacji działalności kontrolnej

§ 22

W Urzędzie sprawowana jest kontrola zewnętrzna i wewnętrzna.

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:

Burmistrz, Zastępca, Sekretarz i Kierownicy referatów w zakresie swojej właściwości rzeczowej z racji sprawowania funkcji kierowniczych,

Skarbnik Gminy w zakresie spraw finansowych zgodnie z posiadanymi uprawnieniami,

upoważnieni

Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych przez Burmistrza pełnomocnictw:

Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek organizacyjnych w zakresie budżetu i planu finansowego oraz realizacji innych zadań finansowych,

kierownicy referatów w stosunku do jednostek organizacyjnych w zakresie swojej właściwości rzeczowej,

upoważnieni pracownicy.

Szczegółowe zasady i tryb prowadzenia kontroli w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy określa odrębne zarządzenie Burmistrza.

Rozdział VI.

Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 23

Pracownicy Urzędu działają przy załatwianiu określonych spraw na podstawie upoważnienia Burmistrza i ponoszą przed nim odpowiedzialność służbową za realizację powierzonych im zadań.

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przy załatwianiu spraw określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.

W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt.

Burmistrz w drodze zarządzenia może rozbudować rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

W Urzędzie prowadzi się centralny rejestr kancelaryjny. Korespondencja wpływająca do Urzędu rejestrowana jest w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Korespondencja adresowana do Rady Miejskiej jest dekretowana na stanowisko obsługi Rady, natomiast adresowana do Przewodniczącego Rady dekretowana jest imiennie na Przewodniczącego Rady.

§ 24

Burmistrz Tykocina podpisuje osobiście:

korespondencję z organami samorządu terytorialnego,

korespondencję z naczelnymi i terenowymi organami rządowej administracji ogólnej i specjalnej oraz z Sądami, Prokuraturą, Najwyższą Izbą Kontroli i Regionalną Izbą Obrachunkową,

korespondencję z organami partii politycznych i organizacji społecznych,

korespondencję z posłami, senatorami i radnymi,

odpowiedzi na wnioski Komisji Rady Miejskiej, interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski i postulaty wyborców,

wnioski o nadanie odznaczeń państwowych,

tytuły wykonawcze i zaświadczenia,

projekty uchwał i materiałów na sesję Rady Miejskiej,

zarządzenia, decyzje, postanowienia, pisma okólne i polecenia służbowe dotyczące działalności Urzędu,

wszelkie pisma dotyczące stosunku pracy pracowników Urzędu, dyrektorów
i kierowników podległych jednostek organizacyjnych,

pisma z zakresu obrony cywilnej i ochrony przeciwpowodziowej oraz z ustawy
o powszechnym obowiązku obrony RP,

upoważnienia i pełnomocnictwa wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,

pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,

pisma zastrzeżone do podpisu Burmistrza Tykocina odrębnymi przepisami lub mające
ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,

§ 25

Zastępca Burmistrza Tykocina, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma odpowiednio do podziału kompetencji na podstawie udzielonego upoważnienia.

§ 26

Kierownicy referatów i pracownicy samodzielnych stanowisk podpisują pisma oraz decyzje administracyjne zgodnie z zakresem upoważnienia.

§ 27

Do podpisywania dokumentów dotyczących zaciągania zobowiązań stosuje się przepisy szczególne.

Ustala się następujące zasady podpisywania umów i porozumień:

umowa, porozumienie przed podpisaniem powinny być zaakceptowane przez Radcę Prawnego,

umowy, porozumienia, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych powinny zostać opatrzone kontrasygnatą Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 28

Referat Organizacyjny prowadzi centralny rejestr skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz skarg zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, Zastępcę, Sekretarza oraz Kierowników.

Burmistrz przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach 8.00-12.00 oraz czwartki w godz. 8.00-12.00 i 15.30-16.30.

Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach pracy Urzędu.

§ 29

Załatwianie skarg, wniosków i petycji należy do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.

Przy centralnym rejestrze gromadzone są wyłącznie kopie dokumentów ostatecznego załatwienia, natomiast w merytorycznie właściwych komórkach organizacyjnych (referat, samodzielne stanowisko pracy) gromadzona jest dokumentacja oraz spisy załatwionych skarg, wniosków i petycji.

§ 30

Dokumenty i materiały przedstawione do podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza
lub Sekretarza Gminy powinny być uprzednio parafowane przez Kierownika referatu opracowującego i Kierowników referatów, z którymi zostały uzgodnione lub przez pracownika samodzielnego stanowiska pracy.

Na projektach dokumentów określonych w ust. 1 powinna być także zamieszczona adnotacja wymieniająca pracownika opracowującego poprzez dopisanie na końcu sygnatury akt pierwszej litery imienia i nazwiska.

Rozdział VII.

Zasady organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli

§ 31

Zasady postępowania przy załatwianiu indywidualnych spraw z zakresu administracji określa ustawa Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczegółowe.

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, terminowego, sumiennego i bezstronnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa z uwzględnieniem interesu Państwa, gminy oraz indywidualnych interesów obywateli. Pracownicy winni zachować uprzejmość i życzliwość w kontaktach z obywatelami.

W Urzędzie prowadzi się centralne rejestry kancelaryjne oraz spisy spraw i odpowiadające im teczki przewidziane instrukcją kancelaryjną.

Kierownicy referatów oraz pracownicy - zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków są odpowiedzialni przed Burmistrzem za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw obywateli.

Kontrolę terminowości i koordynację działań Urzędu w zakresie skarg i wniosków sprawuje Referat Organizacyjny.

Rozdział VIII.

Postanowienia końcowe

§ 32

Zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu dokonywane są zarządzeniem Burmistrza.