Referaty Urzędu Miasta

Załącznik do zarządzenia

Nr RO.120.20.2020

Burmistrz Tykocina

z dnia 1 października 2020 r.

 

 

 

 

 


 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO
W TYKOCINIE

 

 


 

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

 

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Tykocinie określa:

  1. zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Tykocinie, zwanego dalej Urzędem;
  2. organizację Urzędu;
  3. zasady funkcjonowania Urzędu;
  4. zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów, samodzielnych stanowisk i zespołów merytorycznych.

 § 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Tykocin;
  2. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Tykocinie;
  3. Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Tykocinie;
  4. Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Tykocina;
  5. Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Tykocina;
  6. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Tykocin;
  7. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Tykocin;
  8. Kierowniku USC - należy przez to rozumieć Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tykocinie.
  9. Kierownikach - należy przez to rozumieć Kierowników Referatów.

 

 § 3

Misja Urzędu

Nadrzędnym celem działania Urzędu Miejskiego w Tykocinie jest zadowolenie i satysfakcja Klientów Urzędu osiągane poprzez świadczenie usług na najwyższym poziomie i efektywne realizowanie zasady samorządności lokalnej.

 

  1. Urząd jest jednostką organizacyjną przy pomocy której Burmistrz - jako organ wykonawczy gminy wykonuje:
  1. zadania własne,
  2. zadania zlecone,
  3. zadania powierzone na podstawie porozumień,
  4. inne zadania wynikające z przepisów szczególnych.
  1. Urząd działa na podstawie:
  1. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
  2. ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw,
  3. ustawy z dnia 24 lipca 1998r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa,
  4. niniejszego regulaminu.
  1. Urząd prowadzi gospodarkę finansową na podstawie przepisów o finansach publicznych i rachunkowości.
  2. Urząd działa przestrzegając następujących zasad:
  1. legalności, czyli podejmowania działań prawnych w zakresie przyznanych kompetencji;
  2. skuteczności, czyli realizacji celów w sposób optymalny;
  3. efektywności, czyli możliwie najlepszego wykorzystania posiadanych zasobów;
  4. oszczędności, czyli minimalizacji kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości;
  5. przejrzystości, czyli jawności postępowania zgodnie z aktami normatywnymi;
  6. dostępności i równego traktowania.

§ 4

  1. Siedzibą Urzędu jest budynek należący do gminy Tykocin, położony w Tykocinie ul. 11 Listopada 8.
  2. Urząd czynny jest:

      poniedziałek    730 - 1530

      wtorek             730 - 1530

      środa               730 - 1530

      czwartek          730 - 1530

      piątek               730 - 1530

  1. Zawarcie małżeństwa następuje w terminach uzgodnionych z Kierownikiem USC.
  2. Czas pracy, sprawy porządku i dyscypliny pracy pracowników Urzędu określa Regulamin Pracy, wprowadzany odrębnym zarządzeniem Burmistrza.

 

Rozdział II.

Zasady kierowania Urzędem - podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu

 § 5

  1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz Tykocina.
  2. Burmistrz kieruje Urzędem, gospodaruje jego środkami finansowymi oraz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
  3. W zakresie kierowania Urzędem Burmistrz dokonuje osobiście czynności zastrzeżone do jego wyłącznej kompetencji oraz działa przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika oraz Kierowników referatów.

 

§ 6

 

Do zadań Burmistrza należy w szczególności:

  1. realizacja zadań organu wykonawczego Gminy;
  2. reprezentowanie Gminy na zewnątrz;
  3. realizacja zadań kierownika zakładu pracy w rozumieniu prawa pracy;
  4. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania decyzji z zakresu administracji publicznej w jego imieniu;
  5. inicjowanie prac koncepcyjno-programowych nad rozwojem Gminy;
  6. koordynowanie spraw związanych z kontaktami z innymi jednostkami samorządu terytorialnego, z instytucjami i organizacjami oraz z kontaktami zagranicznymi;
  7. zapewnienie skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej;
  8. zwoływanie narad;
  9. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przepisami prawa oraz uchwałami Rady.
  10. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
  1. Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika,
  2. Referatu Spraw Obywatelskich, w tym Urzędu Stanu Cywilnego,
  3. samodzielnych stanowisk: Radcy Prawnego, Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych i Inspektora ds. OSP.

 § 7

Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

  1. realizacja zadań określonych w § 6 w czasie nieobecności Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez Burmistrza obowiązków;
  2. wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza wynikających z udzielonych upoważnień:
  3. nadzór nad opracowywaniem programów rozwojowych, wykonywaniem prac studialnych i prognostycznych oraz analizowaniem zjawisk społecznych i gospodarczych niezbędnych do opracowywania dokumentów strategicznych Gminy;
  4. nadzór nad realizacją inwestycji gminnych;
  5. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad:
  1. Referatem Inwestycyjnym i Środowiska;
  2. Referatem Nieruchomości i Zamówień Publicznych;
  1. Zastępca Burmistrza zastępuje Sekretarza pod jego nieobecność.

 § 8

  1. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
  1. opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń oraz projektów podziału referatów na stanowiska pracy;
  2. nadzorowanie opracowywania zakresów czynności pracowników;
  3. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr;
  4. przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
  5. czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;
  6. dekretacja korespondencji wpływającej do Urzędu na stanowiska merytorycznie odpowiedzialne;
  7. nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał;
  8. wnioskowanie do Burmistrza w sprawach awansowania, nagradzania i udzielania kar;
  9. koordynacja i organizacja spraw związanych z kontrolą zarządczą;
  10. kompletowani dokumentacji z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego wykonywania zaleceń pokontrolnych; sprawowanie nadzoru nad działalnością:
  1. Referatu Organizacyjnego;
  2. Inspektora Ochrony Danych
  3. stanowiska ds. BHP.

   12. wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

  1. W przypadku nieobecności Zastępcy Burmistrza uprawnienia i zadania, które zostały przypisane Zastępcy Burmistrza wykonuje

 

 § 9

Do zadań Skarbnika, jako głównego księgowego budżetu, należy w szczególności:

  1. przygotowywanie projektu uchwały budżetowej Gminy i jej zmian oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej;
  2. nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;
  3. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
  4. opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu Gminy;
  5. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;
  6. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;
  7. współpraca w przygotowywaniu wniosków o uzyskanie środków z funduszy zewnętrznych;
  8. kontrola finansowa gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy;
  9. organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji finansowo-księgowej;
  10. sprawowanie nadzoru nad Referatem Finansowo-Księgowym;
  11. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

 § 10

  1. Referatami Urzędu kierują ich kierownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za sprawne, efektywne, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań.
  2. Kierownik referatu odpowiada przed Burmistrzem za realizację powierzonych mu zadań i kompetencji, organizację i skuteczność pracy referatu oraz wykonanie uchwał i zarządzeń.
  3. Burmistrz może udzielać kierownikom wytycznych w zakresie realizacji powierzonych im zadań.
  4. Do podstawowych obowiązków Kierownika Referatu należy w szczególności:
    1. kierowanie działalnością Referatu zgodnie z wytycznymi Burmistrza i bezpośrednio nadzorujących,
    2. realizacja uchwał Rady oraz zarządzeń i regulaminów Burmistrza,
    3. prawidłowe organizowanie pracy referatu, ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz zapewnienia zastępstw,
    4. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień Burmistrza,
    5. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników referatu dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu informacji, w tym danych osobowych,
    6. nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonywaniem zadań oraz załatwiania skarg i wniosków wnoszonych do Urzędu przez osoby zainteresowane, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego oraz innymi przepisami prawa,
    7. nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów i pism wpływających do referatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną,
    8. dbałość o powierzone referatowi pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe,
    9. systematyczne informowanie bezpośrednio nadzorujących referat o realizacji zadań, wnioskowanie w sprawach pracowniczych, dotyczących awansów i kar porządkowych,
    10. wykonywanie funkcji kontrolnych zgodnie z odrębnymi w tym zakresie uregulowaniami.
  5. W czasie nieobecności Kierownika obowiązki jego pełni zastępca, jeżeli stanowisko takie ustalono. Zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności należące do kierownika.
  6. W referatach, w których nie ustalono stanowiska zastępcy, w wypadku nieobecności kierownika zastępuje go pracownik referatu przez niego wyznaczony. Zasadę tą stosuje się odpowiednio w wypadku nieobecności kierownika lub zastępcy.
  7. Kierownicy dokonując szczegółowego podziału czynności pomiędzy poszczególnych pracowników w zakresie czynności, obok obowiązków powinni określać zakres uprawnień i odpowiedzialności pracownika oraz zasady zastępstwa między pracownikami.
  8. Zadania Burmistrza wykonywane są również przy pomocy gminnych jednostek organizacyjnych.

 

Rozdział III.

Struktura organizacyjna Urzędu. Zakresy działania referatów  i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 11

  1. Podstawową komórką organizacyjną Urzędu jest referat.
  2. Referaty dzielą się na stanowiska.
  3. Dla realizacji zadań o szczególnym znaczeniu mogą być tworzone komórki organizacyjne o innej nazwie (biura lub zespoły) i samodzielne stanowiska pracy.
  4. Burmistrz może powołać stałe lub doraźne zespoły merytoryczne do realizacji określonych zadań. Skład stałego zespołu zadaniowego, jego Koordynator/Kierownik oraz zakres zadań określany jest w zarządzeniu. Zespoły doraźne powoływane są w czasie narad Kierowników i nie wymagają formalizowania zarządzeniem.
  5. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa, uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Burmistrza - zgodnie z zapisami niniejszego regulaminu i poleceniami Burmistrza.
  6. Referaty są zobowiązane do współdziałania z innymi komórkami oraz jednostkami, a także osobami, organizacjami i instytucjami - jeśli realizowane zadania tego wymagają.
  7. Do realizacji zadań szczególnych mogą być powołani pełnomocnicy Burmistrza.

 

              § 12                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą:

 

  1. Zespół Kierowniczy Urzędu:
  • Burmistrz;
  • Zastępca Burmistrza;
  • Sekretarz Gminy;
  • Skarbnik
  1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy:             symbol
  • Referat Organizacyjny,                                           RO

      w tym kierowcy i pracownicy gospodarczy;

  • Referat Finansowo-Księgowy;                                 RFK
  • Referat Spraw Obywatelskich,                                RSO

w tym Urząd Stanu Cywilnego;                                       USC

  • Referat Inwestycyjno-Środowiskowy;                      RIŚ
  • Referat Nieruchomości i Zamówień Publicznych;     RNZ
  • Samodzielne stanowiska:
    1. obsługi prawnej,                                              RP
    2. Inspektor Ochrony Danych,                             IOD
    3. Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych,   OIN
    4. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy                       BHP
    5. Inspektor ds. OSP                                          OSP

 § 13

  1. Referatami wymienionymi w 12 ust. 2 pkt 1-5 kierują Kierownicy Referatów.
  2. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich jest też Kierownikiem Urzędem Stanu Cywilnego
  3. Burmistrz może powoływać Zastępców Kierowników.
  4. Zadania realizowane na stanowiskach wymienionych w 12 ust. 2 pkt 6 a-d mogą być realizowane jako zadania zlecone w ramach umów cywilnoprawnych.

 § 14

  1. Schemat Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Tykocinie stanowi Załącznik Nr 1 do Regulaminu.
  2. Do wspólnych zadań wszystkich referatów należy w szczególności:
  • realizacja zadań z przyjętej strategii rozwoju gminy,
  • koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,
  • zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań należących do właściwości komórki organizacyjnej i zadań określonych w planach społeczno-gospodarczych gminy,
  • współdziałanie z innymi referatami i komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi w zakresie wymaganym dla realizacji zadań,
  • współdziałanie z właściwymi organami samorządowymi i państwowymi oraz organizacjami społeczno-politycznymi działającymi na terenie gminy,
  • organizacja rozpraw administracyjnych, mediacji, wizji, narad i spotkań oraz  ich dokumentowanie,
  • współdziałanie z radnymi i sołtysami w sprawach dotyczących gminy,
  • przyjmowanie stron, udzielanie niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz rozpatrywanie skarg, wniosków, petycji i interpelacji według właściwości,
  • opracowywanie propozycji do programów gospodarczych w zakresie swojego działania przygotowanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
  • przygotowywanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza oraz innych materiałów wnoszonych na posiedzenia organów gminy wraz z ich uzasadnieniem i opinią Radcy Prawnego,
  • prowadzenie postępowania administracyjnego i podejmowanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień Burmistrza,
  • usprawnienie organizacji, metod i form pracy referatów,
  • wykonywanie czynności wynikających z uregulowań prawnych dotyczących zamówień  publicznych, w tym przygotowywanie materiałów do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień do 30 000,00 EURO,
  • opracowywanie dokumentów i informacji na potrzeby Biuletynu Informacji Publicznej a także strony internetowej gminy i ich bieżąca aktualizacja.
  • podejmowanie niezbędnych działań w zakresie zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych,
  • terminowe udostępnianie informacji publicznej na zasadach określonych w przepisach oraz przestrzeganie polityki bezpieczeństwa informacji,
  • samokształcenie oraz uczestnictwo w szkoleniach w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  • wykonywanie czynności nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi gminy i ich merytoryczną kontrolę,
  • uczestnictwo w realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego w sposób wynikający z zakresu działania danej komórki, szczególnie w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń,
  • prawidłowa organizacja Referatu i przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej, regulaminu pracy oraz obiegu dokumentów finansowych, zarządzeń i regulaminów,
  • opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych (mając na względzie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków) oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej referatu oraz sprawozdań,
  • przestrzeganie racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi oraz przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych,
  • opracowywanie wniosków o pozyskanie środków z funduszy unijnych i krajowych oraz ich rozliczanie,
  • wykonywanie czynności egzekucyjnych zgodnie z właściwością Referatu,
  • wykonywanie czynności związanych z ewidencjonowaniem mienia gminnego,
  • terminowe przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady Miejskiej,
  • realizacja zadań wynikających z uczestnictwa gminy w związkach międzygminnych i stowarzyszeniach gmin zgodnie z zakresem działania referatów, samodzielnych stanowisk,
  • realizacja zadań związanych z wykonywaniem kontroli zarządczej, w tym zarządzanie ryzykiem,
  • archiwizowanie dokumentów zgodnie z przepisami oraz czuwanie nad sprzętem i wyposażeniem Referatu,
  • kierownicy referatów opracowują i aktualizują szczegółowe zakresy czynności, opisy stanowisk pracy, oraz zakres upoważnień dla pracowników kierowanej komórki organizacyjnej,
  • kierownicy referatów odpowiadają bezpośrednio za wykonywanie zadań referatu nie przydzielonych podległym pracownikom,
  • kierownicy referatów mogą występować do Burmistrza o powołanie zespołu zadaniowego do wykonywania zadań wykraczających poza zakres działania jednego referatu,
  • dbanie o efektywność i skuteczność przepływu informacji wewnętrznej i zewnętrznej,
  • obsługa usług na e-PUAP.

 § 15

  1. Zadania Referatu Organizacyjnego (RO) wyszczególniono w Załączniku Nr 2 do Regulaminu.
  2. Zadania Referatu Finansowo-Księgowego (RFK) wyszczególniono w Załączniku Nr 3 do Regulaminu.
  3. Zadania Referatu Spraw Obywatelskich (RSO) wyszczególniono w Załączniku Nr 4 do Regulaminu.
  4. Zadania Referatu Inwestycyjno-Środowiskowego (RIŚ) wyszczególniono w Załączniku Nr 5 do Regulaminu.
  5. Zadania Referatu Nieruchomości i Zamówień Publicznych (RNZ) wyszczególniono w Załączniku Nr 6 do Regulaminu.
  6. Zadania realizowane w ramach samodzielnych stanowisk wyszczególniono w Załączniku Nr 7 do Regulaminu.

§ 16

Przy zmianach organizacyjnych i w przypadkach przekazywania obowiązków między pracownikami w związku ze zmianami zakresów czynności w Urzędzie, obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji.

§ 17

Urząd prowadzi wspólną obsługę wybranych jednostek organizacyjnych w zakresie określonym uchwałą Rady Miejskiej.

Rozdział IV.

Zasady współdziałania i zakres obowiązków wobec Rady Miejskiej

 § 18

  1. W sesjach Rady udział biorą Burmistrz i Skarbnik.
  2. Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Kierownicy i pracownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych lub ich zastępcy, biorą udział w sesji na polecenie Burmistrza.

 § 19

W posiedzeniach Komisji Rady udział biorą pracownicy oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych właściwi ze względu na przedmiot obrad.

 § 20

  1. Kierownicy referatów oraz kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za jakość i terminowe opracowanie materiałów przeznaczonych do rozpatrzenia.
  2. Podstawą opracowań są okresowe plany pracy Rady.
  3. Materiały na sesję winny być opracowane w sposób pozwalający na wszechstronną analizę zagadnień, ich ocenę oraz ustalenie właściwych kierunków działania i środków ich realizacji.
  4. Materiały na posiedzenia komisji Rady winny być opracowane w sposób zwięzły, rzeczowy i zakończone wnioskami.

 § 21

  1. Kierownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych udzielają odpowiedzi na wnioski i zapytania bezpośrednio na sesji Rady a w przypadku niemożności udzielenia takiej odpowiedzi z uwagi na konieczność zebrania niezbędnych, udokumentowanych informacji, bądź żądanie udzielenia odpowiedzi na piśmie przygotowują stosowne projekty odpowiedzi w terminie zgodnym ze Statutem Gminy.
  2. Kierownicy referatów oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych podejmują stosowne działania zapewniające realizację otrzymanego dokumentu.
  3. W sytuacji kiedy zadania wynikające z uchwały Rady, wniosku lub interpelacji radnego przy ich realizacji wymagają współdziałania kilku referatów lub innych jednostek organizacyjnych, wskazany Referat w dekretacji pisma jako wiodący, koordynuje wykonanie tych zadań.

 

Rozdział V.

Zasady organizacji działalności kontrolnej

 § 22

 

  1. W Urzędzie sprawowana jest kontrola zewnętrzna i wewnętrzna.
  2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:
    1. Burmistrz, Zastępca, Sekretarz i Kierownicy referatów w zakresie swojej właściwości rzeczowej z racji sprawowania funkcji kierowniczych,
    2. Skarbnik Gminy w zakresie spraw finansowych zgodnie z posiadanymi uprawnieniami,
    3. upoważnieni
  3. Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych przez Burmistrza pełnomocnictw:
    1. Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek organizacyjnych w zakresie budżetu i planu finansowego oraz realizacji innych zadań finansowych,
    2. kierownicy referatów w stosunku do jednostek organizacyjnych w zakresie swojej właściwości rzeczowej,
    3. upoważnieni pracownicy.
    4. Szczegółowe zasady i tryb prowadzenia kontroli w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy określa odrębne zarządzenie Burmistrza.

 

 

 

Rozdział VI.

Zasady podpisywania pism i decyzji

 

§ 23

 

  1. Pracownicy Urzędu działają przy załatwianiu określonych spraw na podstawie upoważnienia Burmistrza i ponoszą przed nim odpowiedzialność służbową za realizację powierzonych im zadań.
  2. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przy załatwianiu spraw określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.
  3. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt.
  4. Burmistrz w drodze zarządzenia może rozbudować rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
  5. W Urzędzie prowadzi się centralny rejestr kancelaryjny. Korespondencja wpływająca do Urzędu rejestrowana jest w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.
  6. Korespondencja adresowana do Rady Miejskiej jest dekretowana na stanowisko obsługi Rady, natomiast adresowana do Przewodniczącego Rady dekretowana jest imiennie na Przewodniczącego Rady.

 

§ 24

Burmistrz Tykocina podpisuje osobiście:

  • korespondencję z organami samorządu terytorialnego,
  • korespondencję z naczelnymi i terenowymi organami rządowej administracji ogólnej i specjalnej oraz z Sądami, Prokuraturą, Najwyższą Izbą Kontroli i Regionalną Izbą Obrachunkową,
  • korespondencję z organami partii politycznych i organizacji społecznych,
  • korespondencję z posłami, senatorami i radnymi,
  • odpowiedzi na wnioski Komisji Rady Miejskiej, interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski i postulaty wyborców,
  • wnioski o nadanie odznaczeń państwowych,
  • tytuły wykonawcze i zaświadczenia,
  • projekty uchwał i materiałów na sesję Rady Miejskiej,
  • zarządzenia, decyzje, postanowienia, pisma okólne i polecenia służbowe dotyczące działalności Urzędu,
  • wszelkie pisma dotyczące stosunku pracy pracowników Urzędu, dyrektorów
    i kierowników podległych jednostek organizacyjnych,
  • pisma z zakresu obrony cywilnej i ochrony przeciwpowodziowej oraz z ustawy
    o powszechnym obowiązku obrony RP,
  • upoważnienia i pełnomocnictwa wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,
  • pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
  • pisma zastrzeżone do podpisu Burmistrza Tykocina odrębnymi przepisami lub mające
    ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,

 

§ 25

Zastępca Burmistrza Tykocina, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy  podpisują pisma odpowiednio do podziału kompetencji na podstawie udzielonego upoważnienia.

§ 26

 

Kierownicy referatów i pracownicy samodzielnych stanowisk podpisują pisma oraz decyzje administracyjne zgodnie z zakresem upoważnienia.

 

 

 § 27

 

  1. Do podpisywania dokumentów dotyczących zaciągania zobowiązań stosuje się przepisy szczególne.
  2. Ustala się następujące zasady podpisywania umów i porozumień:
    1. umowa, porozumienie przed podpisaniem powinny być zaakceptowane przez Radcę Prawnego,
    2. umowy, porozumienia, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych powinny zostać opatrzone kontrasygnatą Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 28

 

  1. Referat Organizacyjny prowadzi centralny rejestr skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz skarg zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, Zastępcę, Sekretarza oraz Kierowników.
  2. Burmistrz przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach 8.00-12.00 oraz czwartki w godz. 8.00-12.00 i 15.30-16.30.
  3. Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach pracy Urzędu.

 § 29

 

  1. Załatwianie skarg, wniosków i petycji należy do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.
  2. Przy centralnym rejestrze gromadzone są wyłącznie kopie dokumentów ostatecznego załatwienia, natomiast w merytorycznie właściwych komórkach organizacyjnych (referat, samodzielne stanowisko pracy) gromadzona jest dokumentacja oraz spisy załatwionych skarg, wniosków i petycji.

 § 30

 

  1. Dokumenty i materiały przedstawione do podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza
    lub Sekretarza Gminy powinny być uprzednio parafowane przez Kierownika referatu opracowującego i Kierowników referatów, z którymi zostały uzgodnione lub przez pracownika samodzielnego stanowiska pracy.
  2. Na projektach dokumentów określonych w ust. 1 powinna być także zamieszczona adnotacja wymieniająca pracownika opracowującego poprzez dopisanie na końcu sygnatury akt pierwszej litery imienia i nazwiska.

 

 

Rozdział VII.

Zasady organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli

 

§ 31

 

  1. Zasady postępowania przy załatwianiu indywidualnych spraw z zakresu administracji określa ustawa Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczegółowe.
  2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, terminowego, sumiennego i bezstronnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa z uwzględnieniem interesu Państwa, gminy oraz indywidualnych interesów obywateli. Pracownicy winni zachować uprzejmość i życzliwość w kontaktach z obywatelami.
  3. W Urzędzie prowadzi się centralne rejestry kancelaryjne oraz spisy spraw i odpowiadające im teczki przewidziane instrukcją kancelaryjną.
  4. Kierownicy referatów oraz pracownicy - zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków są odpowiedzialni przed Burmistrzem za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw obywateli.
  5. Kontrolę terminowości i koordynację działań Urzędu w zakresie skarg i wniosków sprawuje Referat Organizacyjny.

 

Rozdział VIII.

Postanowienia końcowe

 § 32

Zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu dokonywane są zarządzeniem Burmistrza.

 

 

 

 

Metryka strony

Udostępniający: Samorząd Miasta i Gminy Tykocin

Wytwarzający/odpowiadający: Agnieszka Kopczewska

Data wytworzenia: 2018-10-26

Wprowadzający: Filip Kurzyna

Data wprowadzenia: 2003-09-25

Data modyfikacji: 2021-03-22

Opublikował: Filip Kurzyna

Data publikacji: 2003-09-25